‘Procesoptimalisatie, niet echt een sexy onderwerp’
Dat is wat één van mijn klanten laatst zei. Het beeld dat men heeft bij werken met processen gaat helaas toch vaak over uitgebreide documenten die ergens in de Sharepoint-omgeving staan weggestopt. Afkortingen zoals RACI, TVB en KPI‘s vliegen je om de oren. Dat klinkt niet als optimalisatie, maar eerder als dingen onnodig cryptisch maken. Waarom dan toch deze blog? Omdat wij bij Critical Minds geloven in procesoptimalisatie, en dat het wél kan werken.
De kern: het is een middel
Het begint bij het inzetten van het middel voor het juiste doel. Is je doel om processen op te schrijven zodat je optimaliseert? Dan bereik je waarschijnlijk een aantal quick wins, maar drogen de verbeteringen al snel op. Het is cruciaal om te weten met welk doel je wilt optimaliseren. Wat wil je bereiken; wat is er nodig als uitkomst van een proces om je strategie te behalen? Dan weet je wat een proces moet opleveren en vervolgens ga je optimaliseren om daar te komen. Je daagt jezelf continu weer uit om een stap beter te worden, zodat het bedrijf zijn strategie kan behalen.
Ons advies
Neem de tijd om echt te begrijpen met elkaar waarom je aan de slag wilt met procesoptimalisatie. Wat wil je dat het de organisatie brengt. En wat is je zogenoemde ‘verzilveringsscenario’. Onze consultants verzorgen graag een sessie om jullie team hierin te faciliteren.
Begin bij de basis
Een proces hier, een proces daar. Elke afdeling heeft zijn eigen format en de samenhang is ver te zoeken. Het gevaar ligt op de loer dat (ondersteunende) afdelingen zoveel op hun eigen processen focussen dat ze hetgeen waarvoor ze bestaan vergeten. Bijvoorbeeld als een inkoopafdeling raamcontracten opstelt waardoor de flexibiliteit uit de productie (het primaire proces) gaat. Of als de Finance afdeling zo geoptimaliseerd is dat het urenschrijfproces voor finance supersnel verloopt, maar de uitvoerende afdelingen (primaire proces) heel veel tijd kwijt zijn met het invullen van uren.
Ons advies
Begin bij de basis. Wat is je primaire proces, wat is je bestaansrecht, wat is het product dat je levert? Breng deze in kaart en kijk vervolgens welke andere processen in je organisatie worden uitgevoerd. Wat dragen deze bij aan het primaire proces en hoe richt je deze zo in dat ze het meeste toevoegen voor het primaire proces?
Benieuwd naar het primaire proces in jouw organisatie? Neem contact op en wij helpen je om deze helder in kaart te brengen.
Verander ook de mindset
Het is intrigerend om te zien dat eenieder verwacht dat men maar procesgericht kan gaan werken, terwijl het vaak best een grote verandering in gedrag vraagt. Werken vanuit processen, met de juiste sturing, maakt kraakhelder wat er van wie verwacht wordt. Het vraagt veel transparantie, waar dit vaak ook een gevoel van onzekerheid met zich meebrengt. Daarnaast gaat men er maar vanuit dat het leuk is voor iedereen om te optimaliseren. Terwijl, los van dat het vermoeiend kan zijn dat “het altijd maar beter moet”, het soms ook over verbeteringen gaat van taken die je leuk vond om te doen of waar je aan gewend was. We houden als mens nou eenmaal graag dingen zoals ze zijn. Dus het is helaas niet altijd leuk om te starten met werken met processen en te optimaliseren. Wat we wel beloven is dat als je mensen succesvol door deze verandering heen brengt het heel erg bij kan dragen aan een transparante, veilige en motiverende werkomgeving. In onze beleving juist waar het werken in de huidige tijd behoefte aan heeft.
Ons advies
Benader procesoptimalisatie niet als een agendapunt, maar als een serieuze verandering. Dit gaat zich uitbetalen. Onze consultants staan klaar om je hierin te begeleiden (de waarde van een externe blik in een verandering is namelijk enorm, maar hierover weiden we vast binnenkort over uit in een ander blog)
Richt je structuren goed in
Een proces opschrijven is een belangrijke stap; maar zo zijn er nog een aantal. Het is belangrijk om je vergaderingen zo in te richten dat je ook vanuit je processen gaat sturen. Anders is er een grote kans dat ze uiteindelijk in de la verdwijnen. Wil je dan ook nog graag de juiste kant op optimaliseren? Richt dan ook je doelen zo in dat het per proces helder is wat de ‘norm’ van het proces is. Oftewel, wanneer het proces goed wordt uitgevoerd en wat eventueel het doel is om te optimaliseren. Kortgezegd; zorg voor een passende rapportagestructuur.
Ons advies
Pas je vergader- en rapportagestructuur aan. Voorbeelden nodig? Wij helpen je graag!
“Procesoptimalisatie sexy? Misschien.. Succesvol, dat zeker!” – Meike Broenink
Laat ook jouw projecten & organisatie excelleren
Neem contact op voor een gratis analyse en ga voor resultaat!
- Verkorte doorlooptijden van projecten en processen
- Continu verbeteren en verspillingen verminderen
- Gedrag en leiderschap in lijn met je doelen